Inhaltsverzeichnis

1 Geschäftsstrategie in der Rezession: Kostenreduzierung im eCommerce
1.1 Was ist das übergeordnete Ziel der Reduzierung der versteckten Kosten im eCommerce?
1.2 Wie identifiziert man die versteckten Kosten?
1.2.1 Finanz- und Rechnungswesen
1.2.2 Marketing
1.2.3 Lagerhaltung und Vertrieb
1.2.4 Kundenbetreuung
1.3 eCommerce-Prozesse abbilden
1.4 Aufzeigen der versteckten Kosten von eCommerce in Ihrem Unternehmen
1.5 Wie Sie eCommerce-Prozesse verschlanken
1.6 Wie Sie Ihr eCommerce-Integrationsprojekt in Gang bringen
2 Häufig gestellte Fragen

Geschäftsstrategie während der Rezession: eCommerce-Kosten senken

Für Unternehmen aller Größenordnungen ist das derzeitige wirtschaftliche Klima eine besorgniserregende Zeit. Die Führungskräfte, die unermüdlich daran arbeiten, den Cashflow des Unternehmens zu verbessern, die Mitarbeiter zu halten und ihre Position auf dem Markt zu behaupten, sind zusätzlich unter Druck geraten. In den letzten Jahren haben sowohl B2B- als auch B2C-Unternehmen stark in eCommerce-Systeme investiert, um die wachsende Nachfrage nach dem Online-Verkauf von Waren und Dienstleistungen zu erleichtern. Die Reife des eCommerce und die aktuellen wirtschaftlichen Bedingungen bringen jedoch neuen Druck mit sich.

Einen Online-Shop zu haben, der wettbewerbsfähig ist, ist die eine Sache, aber einen Online-Shop zu haben, der “kostenmäßig wettbewerbsfähig” ist, bedeutet, dass Finanzverantwortliche eine wesentliche Rolle bei der Planung und Implementierung einer Geschäftsstrategie spielen müssen, die den Cashflow ausgleichen kann und für das Überleben des Unternehmens in einer Rezession geeignet ist.

Typische Überlegungen, auf die sich Finanzexperten bei der Überprüfung und Analyse von “kostenmäßig wettbewerbsfähigen” Artikeln häufig beziehen, sind:

• Die Kosten der Produktherstellung
• Die Kosten für den physischen Vertrieb
• Kosten für Hosting, Wartung, SSL-Sicherheitszertifikate
• Die Kosten für Werbung

Finanzfachleute konzentrieren sich automatisch auf diese Bereiche und versuchen daher, Druck auszuüben, um diese Gemeinkosten zu reduzieren und “kostenmäßig wettbewerbsfähig” zu werden. Obwohl es ein guter Geschäftssinn ist, die “offensichtlichen” Kosten zu überprüfen, hat es seine Kehrseite. Eine der Unzulänglichkeiten dieses Ansatzes besteht darin, dass er die Chance verpasst, die Unternehmensleistung zu verbessern und einen Wettbewerbsvorteil zu erzielen. Ein Wettbewerbsvorteil in wirtschaftlich schwierigen Zeiten kann erreicht werden, indem man den eCommerce-Prozess und die versteckten Kosten im Zusammenhang mit der Auftrags- und Lagerverwaltung genauer unter die Lupe nimmt. In diesem Bereich werden vorausschauende Finanzexperten die versteckten Kosten identifizieren, quantifizieren und reduzieren, die im Stillen die Rentabilität des Unternehmens auffressen.

Was ist das übergeordnete Ziel der Reduzierung der versteckten Kosten im eCommerce?

Letztendlich ist das Ziel der Reduzierung der versteckten Kosten des eCommerce, den maximalen Gewinn aus jedem Kundenauftrag Ihres Webshops zu ziehen. In hart umkämpften Märkten kann es jedoch sein, dass Sie durch die Extraktion eines höheren Wertes wettbewerbsfähiger werden, was den Preis oder die Verkaufsförderung angeht, und dass Sie mehr Bestellungen bearbeiten können, ohne die Gemeinkosten und Ressourcen erhöhen zu müssen.

Unabhängig vom Gesamtziel eines Unternehmens ist die Beseitigung versteckter Kosten aus den Bestell- und Lagerverwaltungsprozessen eine Priorität, mit der sich viele Finanzfachleute bereits beschäftigen.

Wie man die versteckten Kosten identifiziert

Die Identifizierung der versteckten Kosten des eCommerce bedeutet, dass Finanzverantwortliche weniger über die oben erwähnten offensichtlichen Kosten nachdenken müssen, sondern mehr über den gesamten eCommerce-Prozess. Ein erheblicher Teil der eCommerce-Kosten, die die Profitabilität des Unternehmens auffressen, werden durch Auftragsmanagementprozesse absorbiert und versteckt, die eine sich wiederholende Datenverarbeitung in mehreren Geschäftssystemen über mehrere Abteilungen hinweg beinhalten. Ein eCommerce-Prozess liegt nicht nur in der Verantwortung des Marketing-Teams, sondern erstreckt sich auch über den Kundenservice, das Lager und den Vertrieb sowie die Finanzabteilung. Jede Abteilung verursacht vermeidbare Kosten innerhalb eines eCommerce-Prozesses, dazu gehören:

Finanz- und Rechnungswesen

Die Finanz- und Buchhaltungsabteilung bearbeitet manuell die Bestellungen, die über Ihren eCommerce-Shop eingehen. Diese manuelle Dateneingabe-Verwaltungsaufgabe kann die Verarbeitung von Kundendaten, gekauften Produkten, den Einkauf neuer Materialien und Lagerbestände sowie den Bankabgleich für Online-Zahlungsgateways wie Worldpay, PayPal und Stripe umfassen. Diese versteckten Kosten nehmen Zeit in Anspruch und sind anfällig für menschliche Fehler, was zu Engpässen und zusätzlichen Kosten in anderen Bereichen des Unternehmens führen kann. So kann beispielsweise die Lieferung an eine falsche Adresse Auswirkungen auf die Lager- und Vertriebskosten und die Anrufe beim Kundendienst haben. Häufige versteckte eCommerce-Kosten innerhalb der Buchhaltungs- und Finanzabteilung sind:

• Eingabe von Kundendaten in die Buchhaltungssoftware, z. B. Name, Rechnungs- und Lieferadresse, Zahlungsdetails, Transaktions-ID
• Eingabe von Produktinformationen aus dem Kundenauftrag
• Bearbeitung von Bankabstimmungen
• Bestellungen und Genehmigungen für neue Waren

Marketing

Innerhalb der Marketingabteilung stellt ein eCommerce-Prozess unterschiedliche Herausforderungen dar. In vielen Organisationen kann die Marketingabteilung für die Echtzeitverfügbarkeit von Lagerbeständen, Produktbeschreibungen und die Produktkategorisierung verantwortlich sein. Zusätzlich zur manuellen Verwaltung der Produkte betreibt das Unternehmen möglicherweise mehrere eCommerce-Plattformen neben dem primären Shop. Die Aktualisierung von Produkten auf zusätzlichen eCommerce-Plattformen von Drittanbietern wie Amazon und eBay stellt eine zusätzliche Belastung für die zeitlich ausgehungerten Mitarbeiter dar und erhöht die Wahrscheinlichkeit von manuellen Fehlern wie falschen Produktbeschreibungen und -kategorisierungen. Idealerweise sollte sich das Marketingteam auf die Durchführung von Verkaufskampagnen für bestehende und neue Kunden konzentrieren. Häufige versteckte Kosten innerhalb der Marketingabteilung sind:

• eCommerce-Automatisierung; Synchronisierung des eCommerce-Shops mit eBay, Amazon und anderen Handelsplattformen
• Übertragen von Kundendaten in ein CRM-System
• Manuelle Aktualisierung von Marketing- und Listen und Abmeldungen in E-Mail- und CRM-Anwendungen
• Aktualisieren von Lagerbeständen, Produktbeschreibungen und Kategorien

Lagerhaltung und Distribution

Nachdem eine Bestellung bearbeitet wurde, ist sie nun bereit für die Kommissionierung und den Versand. Je nach Vertriebsmodell des Unternehmens können die versteckten eCommerce-Kosten die manuelle Erstellung und den Druck von Kommissionierlisten und die Auftragserteilung für den Versand an lokale, nationale und internationale Kurierdienste umfassen. Diese Schritte umfassen die manuelle Dateneingabe und die Aktualisierung interner Systeme zusammen mit der Eingabe von Sendungsdetails in die Kuriersoftware. Ein weiterer sich wiederholender und zeitaufwändiger Aufwand ist die Erstellung und der Druck von Lieferscheinen für jedes versendete Produkt. Zu den üblichen manuellen Prozessen in der Lagerhaltung und Distribution gehören:

• Erstellen und Drucken von Kommissionierlisten
• Erteilen von Aufträgen an Kurierdienste
• Erstellen und Drucken von Lieferscheinen
• Aktualisieren von Lagerbeständen
• Aktualisieren von Kunden mit Lieferstatus

Kundenbetreuung

Die versteckten Kosten des eCommerce hören nicht bei den Lager- und Distributionsprozessen auf, sondern können auch den Kundenservice betreffen. eCommerce legt großen Wert darauf, dass Unternehmen einen schnellen und reibungslosen Service bieten. In vielen Fällen kann die Zufriedenheit der Kunden Vertrauen schaffen und ein Unternehmen von der Konkurrenz abheben. Diese Abteilung ist für jedes eCommerce-Unternehmen unverzichtbar, insbesondere dann, wenn die manuelle Datenverwaltung im gesamten eCommerce-Managementprozess vorherrscht. Wenn entweder in der Buchhaltung und im Finanzwesen, im Marketing oder im Lager und Vertrieb ein Fehler gemacht wird, sind die Kundendienstteams die erste Anlaufstelle für die Kunden. Sie müssen Beschwerden über schlechte Produktqualität, fehlgeschlagene Lieferungen, falsch gelieferte Produkte, falsch kategorisierte und falsch beschriebene Waren und schlechte Kundenkommunikation klären. Dies alles sind Kosten, die durch manuelle und fehleranfällige Prozesse entstehen. Zu den häufigen manuellen Aufgaben im Kundenservice gehören:

• Umgang mit fehlgeschlagenen Lieferungen
• Bearbeitung von Produktreklamationen
• Verwaltung des Starts des Retourenprozesses
• Bearbeitung von Rückerstattungsanträgen und Eskalation des Problems an die Buchhaltung

eCommerce-Prozesse abbilden

Die Abbildung Ihres eCommerce-Prozesses kann Ihnen helfen, zu erkennen, wo Ihre versteckten Kosten beginnen und enden. Sie hilft Ihnen auch, Lücken innerhalb des Prozesses zu identifizieren und möglicherweise andere Bereiche innerhalb des Unternehmens oder des Prozesses aufzuzeigen, die automatisiert werden können, um dem Unternehmen Zeit und Geld zu sparen. Laden Sie die Ressource “Mapping eCommerce Processes” herunter und nutzen Sie sie als Ausgangspunkt für die Abbildung Ihres Standard-eCommerce-Prozesses. Für weitere Lektüre besuchen Sie – Mapping your eCommerce Process Flow.

Wie man eCommerce-Prozesse rationalisiert

Nachdem Sie nun einige der versteckten Kosten innerhalb Ihres eCommerce-Prozesses berechnet haben, müssen Sie einen Aktionsplan aufstellen und nach Möglichkeiten suchen, diese Kosten zu reduzieren oder ganz zu beseitigen. Nicht alle versteckten Kosten können vollständig beseitigt werden, aber die meisten schon. Die meisten versteckten Kosten und Probleme werden durch sich wiederholende, bidirektionale Dateneingabeaufgaben verursacht. Genauer gesagt, die erneute Eingabe von Daten in und aus Ihrer eCommerce-Plattform in andere Geschäftssysteme und Anwendungen wie Buchhaltung, ERP, WMS und CRM-Systeme.

Finanzverantwortliche können diese Kosten beseitigen, indem sie die Natur des Prozesses selbst betrachten. Zum Beispiel sind die Daten immer strukturiert, z. B. Name, Adresse, bestellte Produkte, Transaktions-IDs usw., und können daher durch den Einsatz von Software zur Geschäftsprozessautomatisierung automatisiert werden.

Mit Hilfe von Software zur Geschäftsprozessautomatisierung können Unternehmen alltägliche Datenverwaltungsaufgaben automatisieren, um die mit diesen Prozessen verbundenen Kosten zu reduzieren oder ganz zu beseitigen, oder um Ressourcen für andere geschäftskritische Funktionen zu verwenden, die einen positiven monetären Gewinn bringen können. Ein weiterer Vorteil des Wegfalls dieser Kosten ist, dass die Automatisierung von Standardprozessen wie der Auftragsabwicklung sicherstellt, dass Unternehmen in ihrer Größe skalieren können, ohne zusätzliche Ressourcen und Gemeinkosten für die Bearbeitung eines größeren Auftragsvolumens zu benötigen.

Gängige Szenarien für eine automatisierte eCommerce-Integration für Ihren Shop (Shopify, Bigcommerce, Magento, Amazon etc.) sind:

• Buchhaltungs- und ERP-Integration mit eCommerce-Shop: z.B. SAP Business One, Sage 200, Sage 1000, Access Dimensions, Microsoft Dynamics, SYSPRO, Epicor etc.
• Automatisierte Verwaltung von Kundenkonten: Inklusive Anlegen und Aktualisieren von neuen, bestehenden und Gastkonten mit Name, Rechnungs- und Lieferadresse, Zahlungsdaten etc.
• Automatische Verarbeitung von Bestellungen aus eCommerce-Shops: z. B. aus Shopify, Bigcommerce, Amazon, Magento 2 etc. mit Produktbeschreibungen und -code, Menge, Kundendaten, Lieferart, Zahlungsart etc.
• Automatischer Upload des Kundenauftragsstatus vom ERP-System zur eCommerce-Plattform
• Automatische Erstellung von AR-Eingangsrechnungen und Zahlungen
• Automatisierte Bestands- und Preisaktualisierungen vom ERP-System zur eCommerce-Plattform
• Automatische Aktualisierung von Produkten z.B. Produkt-SKU, Beschreibung, Steuerklasse, Gewicht, Verkaufspreis, Bestandsmenge etc.
  Kurier-Integration z.B. Parcelforce, DPD, UPS, FedEx etc.
• Automatisierung von Bestellrechnungen
• Automatisierte Picklisten, Lieferavis und Lieferscheinerstellung

Bei der Planung Ihrer Automatisierungsstrategie helfen Ihnen Lösungen zur Geschäftsprozessautomatisierung wie die BPA-Plattform 2020 von Codeless Platforms, einen Wettbewerbsvorteil zu erlangen und die Betriebskosten im eCommerce auch in Zeiten des wirtschaftlichen Abschwungs zu senken. Sie ermöglicht es Ihnen, praktisch jede manuelle Verwaltungsaufgabe zu automatisieren und so die manuelle Dateneingabe im gesamten Unternehmen zu reduzieren, was Ihnen wiederum hilft, ein größeres Auftragsvolumen ohne zusätzliche Gemeinkosten kosteneffizient zu verarbeiten. Erfahren Sie mehr über die Automatisierung von Geschäftsprozessen, indem Sie die untenstehende Broschüre herunterladen.

So starten Sie Ihr eCommerce-Integrationsprojekt

Einer der ersten Schritte, den Finanzverantwortliche durchführen sollten, ist die Ermittlung der monatlichen und jährlichen Kosten, die dem Unternehmen durch die manuelle Verarbeitung von Daten entstehen, die durch Transaktionen in seiner eCommerce-Anwendung erzeugt wurden. Dies wird helfen, herauszufinden, wie viel Zeit und Geld durch nicht wertschöpfende Aufgaben wie die Bearbeitung von Kundenaufträgen oder Fulfillment verbraucht wird.

Eine detailliertere Betrachtung ist erforderlich, um die Auswirkungen von Fehlern auf die Kundenservice-Teams zu ermitteln. Eine einfache Umfrage in der Kundendienstabteilung hilft jedoch dabei, herauszufinden, ob Kosten aufgrund von Dateneingabefehlern in den Anfangsphasen des Kundenauftragsmanagementprozesses entstanden sind.

Unser Professional Services-Team ist Experte für Geschäftsprozesse und verfügt über umfangreiche Kenntnisse und Erfahrungen in der Arbeit mit einer Vielzahl von Branchen und Geschäftssystemen und -anwendungen von Softwareanbietern wie SAP, Microsoft, Sage, Access Group, Epicor, SYSPRO und vielen anderen. Darüber hinaus arbeiten wir eng mit unserem globalen Channel von Partnern zusammen, die uns bei der Planung, dem Aufbau und der Implementierung der BPA Platform 2020 unterstützen können.

Um Ihnen zu helfen, Ihren Untersuchungsprozess zur Reduzierung der versteckten Kosten des eCommerce zu beginnen, verwenden Sie die Tabelle oben und laden Sie das BPA Project Management Workbook herunter. Die Arbeitsmappe wird Ihnen helfen, die manuellen Geschäftsprozesse zu identifizieren, die Sie automatisieren möchten. Außerdem hilft es Ihnen, die einzelnen Systeme zu definieren, die am eCommerce-Prozess beteiligt sind, sowie die Prozesse, die derzeit manuell durchgeführt werden. Der ROI-Rechner liefert Ihnen die anfänglichen Kosteneinsparungen, die Sie bei der Implementierung einer Software zur Automatisierung von Geschäftsprozessen erzielen könnten.